Tugas Personal 04

MENGENAL DATABASE

1. I.                   PENDAHULUAN

Data adalah kumpulan item – item yang belum diproses, dimana dapat berupa teks, angka, gambar, audio, maupun video. Informasi adalah data yang telah diproses, sehingga menjadi lebih terorganisir, berarti, dan berguna bagi perusahaan. Untuk mendapatkan informasi yang berharga, data mentah perlu diolah. Dalam dunia komputer, sistem pengolah data dibedakan menjadi dua, yaitu file processing system dan pendekatan database. Data perlu diorganisasikan agar informasi yang dihasilkan dapat digunakan untuk suatu organisasi dalam memenuhi kebutuhan pemakainya.

1. II.                PENGERTIAN
   1. DATABASE

Basis data yang merupakan istilah dari bahasa Inggris ‘databse’ adalah adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil query basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

Istilah “basis data” berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.

Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.

1. TEKNOLOGI DATABASE

Pada pendekatan database, setiap file yang ada pada tiap departemen disimpan pada sebuah server database dengan sebutan baru, yaitu table. Lalu setiap program dapat mengakses bagian dari database sesuai kebutuhan. Misalnya departemen customer service hanya dapat membaca table member dan departemen training hanya dapat membaca table training session.

Pendekatan database memiliki beberapa kelebihan, yaitu :

1. Mengurangi redudansi data

Pengurangan data redudansi membuat proses penyimpanan data efektif sehingga menghemat biaya perusahaan untuk investasi teknologi penyimpanan.

2. Meningkatkan integritas data

Dengan adanya integritas data, maka mempermudah proses pengupdatean data, karena pengupdatean sebuah field atau data berlaku untuk semua table yang menggunakan data tersebut.

3. Memudahkan dalam share data dan akses data

Proses administrasi dalam table dilakukan pada satu lokasi yaitu database server. Dengan demikian proses share data atau akses data dapat berlangsung lebih mudah dan efektif.

4. Mengurangi waktu pengembangan

Dengan sistem database, pengembangan program berlangsung lebih cepat. Hal ini disebabkan karena perubahan yang menyangkut administrasi data dilakukan melalui server database. Proses administrasi dan penganalisaan data yang berlangsung di satu tempat ini mempermudah proses pembangunan program yang lebih efektif terutama pada tahap analisa dan penerapan program.

Berikut ini adalah teknologi database yang berkembang dari waktu ke waktu,

Dan teknologi ini masih akan terus berkembang seiring dengan meningkatnya kebutuhan manusia. Contoh teknologi database, yaitu:

1. Data warehouse

Adalah database besar yang digunakan untuk menyimpan dan mengatur data yang dibutuhkan untuk menganalisa transaksi sekarang dan lampau. Dengan adanya data warehouse, manajer dan pengguna dapat mengakses transaksi dan ringkasan transaksi dengan efektif.

2. Web database

Server database pada mulanya hanya mendukung program internal perusahaan. Melalui website, kegunaan server database diperluas dengan adanya dukungan akses publik. Salah satu contoh dari pemanfaatan ini adalah transaksi online.

1. SOFTWARE DATABASE

Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database management system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut.Istilah “basis data” berawal dari ilmu komputer.

Struktur hirarki data dalam database (dari terendah ke tertinggi), yaitu:

1. Karakter, adalah kumpulan bit yang membentuk sebuah byte. Karakter ini dalam bentuk nyatanya dapat merepresentasikan angka, huruf, tanda baca, atau symbol dalam jumlah tunggal. Misalnya: “4”, “R”, “?”, “&”.

2. Field, adalah kombinasi dari satu lebih karakter yang membentuk unit data terkecil yang dapat diakses oleh pengguna, misalnya field yang menyatakan nama anggota. Tipe data dari tiap field menentukan tipe data yang dapat ditampung pada sebuah field. Misalnya: teks, angka, mata uang, tanggal, memo, yes/no, hyperlink, objek.

3. Record, adalah kumpulan field yang saling terkait, sedangkan key field/primary key merupakan field yang menggambarkan secara unik tiap record yang ada dalam sebuah tabel.

4. Tabel, adalah kumpulan record yang saling terkait yang disimpan dalam sebuah media penyimpanan, seperti harddisk, CD/DVD. Misalnya, sebuah tabel member fitness center berisi ratusan record data member.

Database Management System (DBMS) adalah software yang mengijinkan penggunanya untuk membuat, mengakses, dan mengatur sebuah database. Terobosan dari DBMS adalah Relational Database Management System (RDBMS) yang mengorganisasikan data dalam suatu struktur dan memaksimalkan berbagai cara serta menghubungkan antar kumpulan data yang disimpan dalam database. Terobosan berikutnya adalah Distributed Relational Database Management System (DRDBMS). Dengan DRDBMS memungkinkan informasi berada pada baris data di lokasi yang berbeda (didistribusikan), dan direferensisilangkan, diperbaharui, dan akses dari semua lokasi, seolah-olah data tersebut berbasis data tunggal dan terpusat.

Berikut ini adalah beberapa database management system atau software yang populer digunakan,

1. DATABASE DARI SISI PELAKU BISNIS

Database merupakan kumpulan informasi. Buku telepon, kartu gudang, dan kartu katalog perpustakaan adalah salah satu contoh database. Dengan database terkomputerisasi, organisasi dapat menyimpan tiga atau lebih informasi. Contohnya dalam menyimpan satu daftar pelanggan bisnis dalam database, maka dapat sekaligus juga :

1. Mencetak daftar semua pelanggan yang tidak membeli apa pun selama 60hari yang lalu, beserta nomor teleponnya sehingga kita dapat meneleponnya satu per satu.

2. Mengurutkan pelanggan lewat kode pos dan mencetak label surat dalam urutan tersebut.

3. Membuat satu form entry pesanan pada layar yang bahkan teknisi kita yang keahliannya paling rendah sekalipun dapat menggunakannya dengan baik.

1. III.             PEMBAHASAN

Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana – rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba. Dalam kegiatan penjualan dibutuhkan suatu database untuk mempermudah pengelolaan data tersebut. Data Master, adalah data yang nilainya tidak sering berubah tetapi sangat dibutuhkan oleh kelompok data yang lain. Pada setiap Data Master akan memiliki KODE sebagai pengenal dari data – data lain yang ada di dalamnya. Berikut ini adalah beberapa FORM yang sering dibutuhkan untuk pengelolaan Data Master dalam kegiatan penjualan :

1. Form Master Barang

Sebagai tempat untuk mengelola data barang yang digunakan pada data transaksi pembelian/penjualan. Meliputi : kode, nama, satuan, harga jual, discount, dll.

2. Form Master Kelompok Barang

Sebagai tempat untuk mengelola data kelompok barang yang digunakan untuk mengelompokan dan mempermudah pencarian data barang. Meliputi : kode, nama, dll.

3. Form Master Jasa

Sebagai tempat untuk mengelola data jasa yang digunakan pada data transaksi pembelian jasa/penjualan jasa. Meliputi : kode, nama, satuan, harga jual, discount, dll.

4. Form Master Kelompok Jasa

Sebagai tempat untuk mengelola data kelompok jasa yang digunakan untuk mengelompokan dan mempermudah pencarian data jasa. Meliputi : kode, nama, dll.

5. Form Master Supplier

Sebagai tempat untuk mengelola data supplier yang digunakan pada data transaksi pembelian, retur pembelian, pembayaran utang. Meliputi : kode, nama perusahaan, nama pemilik, alamat, telepon, dll.

6. Form Master Customer

Sebagai tempat untuk mengelola data customer yang digunakan pada data transaksi penjualan, retur penjualan, penerimaan piutang. Meliputi : kode, nama perusahaan, nama pemilik, alamat, telepon, dll.

7. Form Master Sales

Sebagai tempat untuk mengelola data sales yang digunakan pada data transaksi penjualan. Meliputi : kode, nama, alamat, telepon, dll.

8. Form Master Kas

Sebagai tempat untuk mengelola data kas yang digunakan pada data transaksi pembelian, penjualan, pembayaran utang, penerimaan piutang, kas bank, dll. Meliputi : kode, nama, dll.

9. Form Master Bank

Sebagai tempat untuk mengelola data bank yang digunakan pada data transaksi pembelian, penjualan, pembayaran utang, penerimaan piutang, kas bank, dll. Meliputi : kode, nama, dll.

10. Form Master Biaya

Sebagai tempat untuk mengelola data biaya yang digunakan pada data transaksi kas bank. Meliputi : kode, nama, dll.

11. Form Master Pendapatan Lain

Sebagai tempat untuk mengelola data pendapatan lain yang digunakan pada data transaksi kas bank. Meliputi : kode, nama, dll.

Sebagai pembahasan disini akan digunakan contoh penjualan tiket konser pada sebuah organisasi pengkoordinir penjualan tiket, yang tentu saja tidak begitu memerlukan keseluruhan dari contoh form di atas. Sehingga barang yang dimaksudkan disini berupa tiket konser yang akan dijual. Ada beberapa form yang tidak perlu yang sekiranya justru menjadi tidak efisien atau terdapat redundansi data. Form yang sekiranya tidak penting adalah

1. Form Master Kelompok Barang

Sebagai tempat untuk mengelola data kelompok barang yang digunakan untuk mengelompokan dan mempermudah pencarian data barang. Meliputi : kode, nama, dll.

2. Form Master Kelompok Jasa

Sebagai tempat untuk mengelola data kelompok jasa yang digunakan untuk mengelompokan dan mempermudah pencarian data jasa. Meliputi : kode, nama, dll.

3. Form Master Supplier

Sebagai tempat untuk mengelola data supplier yang digunakan pada data transaksi pembelian, retur pembelian, pembayaran utang. Meliputi : kode, nama perusahaan, nama pemilik, alamat, telepon, dll.

4. Form Master Sales

Sebagai tempat untuk mengelola data sales yang digunakan pada data transaksi penjualan. Meliputi : kode, nama, alamat, telepon, dll.

5. Form Master Bank

Sebagai tempat untuk mengelola data bank yang digunakan pada data transaksi pembelian, penjualan, pembayaran utang, penerimaan piutang, kas bank, dll. Meliputi : kode, nama, dll.

6. Form Master Biaya

Sebagai tempat untuk mengelola data biaya yang digunakan pada data transaksi kas bank. Meliputi : kode, nama, dll.

7. Form Master Pendapatan Lain

Sebagai tempat untuk mengelola data pendapatan lain yang digunakan pada data transaksi kas bank. Meliputi : kode, nama, dll.

Sedangkan data – data yang sangat diperlukan dalam penjualan tiket konser adalah

1. Form Master Barang

Sebagai tempat untuk mengelola data barang yang digunakan pada data transaksi pembelian/penjualan. Meliputi : kode, nama, satuan, harga jual, discount, dll.

2. Form Master Jasa

Sebagai tempat untuk mengelola data jasa yang digunakan pada data transaksi pembelian jasa/penjualan jasa. Meliputi : kode, nama, satuan, harga jual, discount, dll.

3. Form Master Customer

Sebagai tempat untuk mengelola data customer yang digunakan pada data transaksi penjualan, retur penjualan, penerimaan piutang. Meliputi : kode, nama perusahaan, nama pemilik, alamat, telepon, dll.

4. Form Master Kas

Sebagai tempat untuk mengelola data kas yang digunakan pada data transaksi pembelian, penjualan, pembayaran utang, penerimaan piutang, kas bank, dll. Meliputi : kode, nama, dll.

1. IV.             KESIMPULAN
   1. Database adalah kumpulan data yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga pengguna dapat mengakses, mengambil, dan menggunakan data.

1. Pendekatan database memiliki beberapa kelebihan, yaitu sebagai berikut :

ü  Mengurangi redudansi data

ü  Meningkatkan integritas data

ü  Memudahkan dalam share data dan akses data

ü  Mengurangi waktu pengembangan

1. Database Management System (DBMS), adalah software yang mengijinkan penggunanya untuk membuat, mengakses, dan mengatur sebuah database.

1. Data Master adalah data yang nilainya tidak sering berubah tetapi sangat dibutuhkan oleh kelompok data yang lain. Pada setiap Data Master akan memiliki KODE sebagai pengenal dari data-data lain yang ada di dalamnya.

1. Dalam contoh penjualan tiket konser beberapa FORM yang dibutuhkan untuk pengelolaan Data Master adalah sebagai berikut,

i.            Form Master Barang (Tiket)

ii.            Form Master Jasa

iii.            Form Master Customer

iv.            Form Master Kas

DAFTAR PUSTAKA

Modul Kuliah Pengantar Teknologi Informasi – Pertemuan 5. Bab Mengenal Database

Shelly,Gary B.; Cashman,Thomas J.; Vermaat,Misty E. Discovering Computers 2011 : Living in a Digital World. Page : 153, 180, 514. International Edition. Boston, USA : Thomson Course Technology

http://id.wikipedia.org/wiki/Basis_data

http://hana.blog.binusian.org/2009/03/22/57/

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/14019/1/09E00098.pdf